大型专家报告会顾名思义就是参与人数多，一般在几百人到几千人不等，动用的人力、物力、财力大，同时社会影响也大的专家讲座活动。“社会影响性”是大型专家报告会与一般小型联谊会的根本区别。 利用好大型专家报告会，能够在短期内提升产品形象和知名度，提高产品的社会影响和销量，还能带来的巨大的后续力量，为产品长期发展，注入活力。尤其是对于一些二三线市场，大型专家报告会是一个很不错的选择，笔者曾多次参与并实施过此类活动，回报率都很高。 一般来说，地点可以设在大会堂、体育馆、广场等能容纳较多人的地方。时间上，可以定在早晨（9点前）或者上午。特别是在春秋两季，利用早晨2个小时的时间，也是很不错的选择，也可以把报告内容分成3-5个早晨。 如果定在早晨，双休日比平时要好；如定在上午，要尽量避开双休日。还要找一个既大气又公益性强的由头。 在此，笔者结合自己的经验，其中有成功之处，也有失败所在，本篇文章是笔者对大型专家报告会的一点思索，在此与同仁做个交流。 一、明确目的，制定目标，周密计划，精心准备 首先，明确目的。对于一个刚刚开发的新市场，可利用大型专家报告会制造声势，让更多的人知道产品，提升产品知名度，培养品牌忠诚度，还可以收集消费者数据。把卖货放到次要的位置，把追求社会影响放到首要的位置。对于此种报告会，尽量的压缩投入成本。 对于一个老市场，迅速提升销量是重点，这就要求我们，既要追求到场人数，更要注重到场的重点客户数，需要平实扎实的基础工作做保证。现场促销要 “抓小放大，以小带大”。对于此种报告会不要害怕投入，但是，在动用较大的人力、物力、财力这些资源的时候，一定要明白，我们想收回什么，想得到什么。 明确目的后，便要根据这一目的，制定一个量化目标。如，邀请到会人数多少，收集客户档案多少个，回款多少等等，以便所有工作的开展都围绕这一目标进行。 大型专家报告会往往投入很大，会要前进行周密的计划，形成详细可行的实施方案，在实际活动的操作过程中只许成功，不许失败。由于参会人数多，有时现场一个小小的失误，就可能造成无法弥补的损失，而损失的不单单是财力问题，很可能造成极大的社会影响。 精心准备，统筹一下工作人员及其分工，所需物料，会场的布置情况，音响效果等，如果有赠品的话，这里重点强调一下，赠品的数量一定要贮备充足，发放的时候，在观众面前要公开、公正、透明，要一视同仁，否则很可能造成不必要的麻烦，严重的使场面失控，得不偿失。 二、专家和主持人在报告会中的核心作用 既然是专家报告会，那么专家就是活动现场的主角。在考虑是否要举办专家报告会之前，首先要考虑能否找到合适的专家和主持人？所邀请的专家和主持人能否驾驭了大型的会议？如果能的话，再注意以下几点： 第一，专家的包装。不管是一个专家到场，还是一个专家团到场，第一个头衔要为“××专家/顾问/教授”第二、第三个头衔可以根据专家水平和市场实际情况自行确定。 第二，专家讲座的内容，首先要注重可听性和实用性，因为我们面对的是上千人的听众，首要任务是把他们的目光和注意力都集中到专家身上，能够让他们集中精力的投入到听课上，有了这个前提，就可以自然的过渡到产品上。相反，如果专家所讲内容非常枯燥乏味，或一味的推销产品，顾客会有上当的感觉，会对专家产生反感，进而在会场交头接耳，大声宣泄不满，一传十，十传百，几千人的会场将会变成“一锅粥”。 第三，报告会所安排的其他节目，如康复明星发言、互动小游戏、才艺表演等等，在不影响专家讲座的前提下，可以适当的活跃一下气氛，但不能影响会议主题，而且要在会前就周密安排好。特别是互动环节，设置一定要简单、易操作，没有绝对把握，一定不要轻易去做，以免造成场面失控。 总之，专家是报告会中很重要的环节，其他环节都要服务于他，就像我们去观看“明星演唱会”，我们关注的就是明星们的演唱，像主办嘉宾的讲话、听众的发言、赞助方广告的播放只是作为演唱会中间的一小部分。因此，我们在专家报告会上所设置的一些其他环节，不得影响讲座专家的讲课，抓好这点就抓住了报告会的精髓。 另外，主持人的作用也至关重要，在观众眼中主持人就是会场的“当家老大”，整场会从开始到结束，都是由主持人来操控的，主持人既是公司的代言人，把公司所要传达的意图，明白、合理地告诉现场的观众。又是现场观众的口舌，以百姓的身份说出他们所关心的问题，让他们感觉是站在他们的立场上说话的。这就要求： 第一、会前要与主持人充分的沟通，让主持人了解全局的策划意图，知道在会场上朝哪方面引导，在某个时间段该进行哪些内容。还要让主持人明白，哪些内容他该向听众播报，哪些内容他该跟专家配合。 第二、主持人要有一定的专业能力，对于上千人的大型活动，主持人必须具备一定的现场驾驭能力、沟通能力、调动气氛的能力。 三、工作人员会前的培训与会中的控制 一场大型专家报告会的成功，是全体工作人员共同努力的结果，因此，就需要一个强有力的团队，“人”是活动成功的保证。 首先，对工作人员进行会前培训。在大型活动里，如果参与的工作人员不能了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行工作培训，只有知情者才能出力。另外要进行全员精神激励，帮助他们克服畏难情绪，告诉他们，员工之间、各个岗位之间互相帮助、提醒、勉励，一定要信心十足，精神百倍地投入到现场工作， 在人员分工中，我们要让所有参与活动的员工，清楚地明白他的工作岗位，他在活动中的活动范围、责任。并让员工明白，在活动中其所司岗位将由他全权负责，活动中与此相关的一切事物由他处理，并承担相应后果。在执行过程中一定要有活动流程控制、人员分工、物品管理、安全等工作的细节。要详细分解活动的每个环节的执行时段、执行时间、执行人、配合人、协调人，如礼品发放的配合方式、方法、时间及配合人等的确认。 其次，对工作人员要有绝对的控制调配权。有这样一句话“惟一不会改变的就是变化”，所以，不管我们事前安排的多么周密，现场一定有可能发生我们所预料不到的事情，这就要求会议总指挥对员工要有调配控制权，以便能及时处理好现场突发事件。 四、会场秩序 会场秩序对于一般的小型活动来说，现场好控制，不算什么大问题。但是，对于上千人的一个大会场，就没有那么简单了，如果控制不好，很有可能出现拥挤、踩踏现象，对于行动不便的中老年人来说，后果不堪设想。 这里说的会场秩序包括：入场秩序、讲座课堂秩序、退场秩序。 首先说入场秩序。要事前把观众席划分成若干区域，入场时，每来一位顾客均都要指引入场位置，按顺序一个区域一个区域的就坐，等发放赠品和退场的时候也按同样的顺序，先来的可先得到赠品，可先退场。 专家讲课过程中，工作人员对其所负责的区域，要有绝对的控制权利。各负责人要维护好自己所管辖区域的秩序，不要让听众在会场内随意走动，不要在会场大声说话，有人故意捣乱要迅速将其请出会场，不管发生什么事情都不要在会场内争吵，顾客是上帝！对于个别爱粘小便宜的老人尽量满足，有一个原则就是不要影响会场秩序，顾全大局。现场万一出现混乱和意外情况怎样处理，事先要周密安排，做到心知肚明。 退场时，按照“先进场者先退场”的原则排队退场。如，笔者在广东茂名体育馆策划的专家报告会，在退场的时候，制作了两面红旗和两面黄旗，我们的工作人员将红旗插到哪个区域，那个区域的观众就先退场，同时，插有黄旗的区域做准备，这样依次类推。退场秩序在红、黄旗的指挥下，井然有序。这就要求：主持人给现场的朋友一定讲解清楚，哪个区域先退场，如何退场，如何领取赠品，因为，这是观众最感兴趣也是最容易出现混乱的环节，甚至发生安全事故。 树大招风，大型的活动的举办，在为自己产品代来知名度的同时，也会招来很多人捣乱，我们要提前做好应对措施，以防万一。 大型的专家报告会，有很多很多的细节和技巧，如会前的邀请、会场的选择、现场的促销、现场的调控、节目的安排等等，只要我们不断的去总结和提高，就一定能创造出非常有成功的大型专家报告会！ 在强调报告会现场操作重要性的同时，一定要牢记，保证活动成功的功夫在场外，在平时的基础工作，充分理解“功夫在平常、发挥靠现场”的辨证关系。